Informativa sulla privacy

01Chi tratta i tuoi dati

BuildMind è un prodotto di Autentia. Autentia è una società in via di costituzione: fino a quando non sarà iscritta al registro delle imprese, il titolare del trattamento è uno dei soci fondatori.

Titolare del trattamento

Gabriel Profir

Via dei Pezzini 22V, 55012 Gragnano, Capannori (LU)

Codice fiscale PRFGRL07A16A703D

Email: info@autentiaita.com

Per qualsiasi domanda sulla privacy o per esercitare i tuoi diritti scrivi a info@autentiaita.com. Quando la società sarà costituita aggiorneremo questa pagina e il titolare diventerà la società.

02Due ruoli diversi

A seconda dei dati, il nostro ruolo cambia.

Siamo titolari dei dati che servono a far funzionare BuildMind

Il sito, il tuo account, la sicurezza e le email che ti mandiamo: per questi dati decidiamo noi come e perché trattarli, e questa informativa li descrive.

Siamo responsabili per conto della tua organizzazione

I dati che un'organizzazione cliente inserisce in BuildMind sono suoi: le imprese con cui lavora, i lavoratori, i cantieri, i documenti, compresi quelli con dati sanitari come l'idoneità sanitaria, e i referenti delle imprese che invita a caricare documenti. Per questi dati il titolare è l'organizzazione cliente e noi siamo responsabili del trattamento (art. 28 del Regolamento UE 2016/679, GDPR): li trattiamo solo per fornirle il servizio e secondo le sue istruzioni.

Se sei un lavoratore o il referente di un'impresa e i tuoi dati sono in BuildMind perché te li ha chiesti un'impresa cliente, per informazioni e richieste rivolgiti a lei. Se scrivi a noi, giriamo la richiesta all'organizzazione interessata.

03Quali dati trattiamo e perché

Questi sono i trattamenti di cui siamo titolari, con la base giuridica prevista dall'art. 6 del GDPR.

Visita al sito buildmind.it

Dati: Il fornitore che ospita il sito registra dati tecnici come indirizzo IP, browser, pagina richiesta, data e ora. Il sito non usa cookie, non ha statistiche né pixel pubblicitari e i caratteri sono sul nostro dominio: la pagina non chiama altri siti.
Perché: Mostrarti il sito e proteggerlo da abusi e attacchi.
Base giuridica: Legittimo interesse a far funzionare il sito in sicurezza (art. 6.1.f).

Quando ci scrivi o ci chiami

Dati: Nome, email, telefono, impresa e quello che ci racconti.
Perché: Risponderti e, se lo chiedi, organizzare il check-up o l'avvio di BuildMind.
Base giuridica: Misure precontrattuali prese su tua richiesta (art. 6.1.b) e legittimo interesse a rispondere a chi ci contatta (art. 6.1.f).

Il tuo account BuildMind

Dati: Nome e cognome, email, di cosa ti occupi in azienda, la tua organizzazione (ragione sociale, partita IVA, sede) e il tuo ruolo in essa. La password la custodisce il servizio di autenticazione in forma cifrata: noi non la vediamo. Per entrare possiamo mandarti codici o link via email.
Perché: Creare e gestire l'account, farti entrare, darti accesso alla tua organizzazione e assisterti.
Base giuridica: Esecuzione del contratto di servizio (art. 6.1.b). Senza questi dati non possiamo darti l'accesso.

Uso del servizio e sicurezza

Dati: Il registro attività dell'organizzazione: chi ha fatto cosa e quando (per esempio ha caricato un documento o invitato un'impresa).

Data e ora dell'ultimo accesso e dell'ultima attività, aggiornate al massimo una volta l'ora.

Conteggi giornalieri delle funzioni usate, per organizzazione e non per persona (per esempio quanti documenti sono stati caricati in un giorno).

Per le pagine dei link condivisi, l'indirizzo IP serve solo a limitare i tentativi e si conserva come impronta cifrata, non come indirizzo.
Perché: Proteggere gli account, ricostruire chi ha fatto cosa nell'organizzazione, capire quali funzioni servono e scegliere quali email mandare, così da non proporti una funzione che usi già.
Base giuridica: Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) per il registro attività, che è una funzione del servizio; legittimo interesse alla sicurezza e al miglioramento del servizio (art. 6.1.f) per il resto.

Email di servizio

Dati: Email, nome e i dati dell'organizzazione che servono al messaggio.
Perché: Inviti, richieste di documenti, codici di accesso, il riepilogo delle scadenze (la frequenza la scegli in Impostazioni › Notifiche), avvisi sull'account e i promemoria per cominciare, per esempio se non hai ancora creato il primo cantiere. Servono a usare BuildMind e non contengono promozioni.
Base giuridica: Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) e legittimo interesse a farti usare bene il servizio (art. 6.1.f).

04Le email da BuildMind: solo se le chiedi

Il BuildMind Brief (una volta al mese), le novità e gli annunci, i consigli per usare BuildMind: li ricevi solo se hai spuntato la casella del consenso, che parte sempre vuota. Puoi scegliere gli argomenti uno per uno.

Comunicazioni commerciali

Dati: Email, nome, organizzazione e gli argomenti che hai scelto.

La prova del consenso: il testo che hai accettato, la sua versione, la data e da dove (primo accesso, impostazioni o link nell'email). Allo stesso modo registriamo ogni revoca.

Come usi BuildMind (vedi sopra), per mandarti il consiglio giusto al momento giusto.

Esito della consegna: consegnata, rimbalzata, segnalata come spam.

I clic sui pulsanti che portano a BuildMind, senza indirizzo IP né browser, e se nei 14 giorni dopo fai l'azione che l'email proponeva.
Cosa non facciamo: Non misuriamo le aperture: nelle nostre email non c'è nessun pixel. Non scriviamo mai a fini commerciali ai referenti delle imprese esterne invitate dai nostri clienti. Non mandiamo più di due email commerciali in sette giorni.
Base giuridica: Il tuo consenso (art. 6.1.a e art. 130 del Codice privacy). Darlo è facoltativo e BuildMind funziona uguale senza.

Come smettere: con il link in fondo a ogni email (anche con un clic, dal pulsante di disiscrizione del tuo programma di posta), da Impostazioni › Notifiche nell'app o scrivendoci. La revoca vale da subito per gli invii successivi e non cambia nulla nell'uso di BuildMind. Se un indirizzo rimbalza in modo definitivo o segnala una nostra email come spam, smettiamo di scrivergli.

05Lettura automatica dei documenti

BuildMind può leggere i documenti caricati e proporre tipo, intestatario e date. Lo fa per conto dell'organizzazione e solo se un suo amministratore accende la funzione, che di base è spenta.

Il file viene inviato a Google Cloud (Vertex AI), nella regione Unione europea, solo per leggere quei dati.
Una persona controlla e conferma sempre quello che BuildMind propone: nessuna data entra senza che qualcuno l'abbia vista.
I documenti riservati, come l'idoneità sanitaria, non vengono mai inviati: si compilano a mano.

Non prendiamo decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici su di te.

06A chi arrivano i dati

Non vendiamo né cediamo i dati. Per far funzionare BuildMind ci appoggiamo a questi fornitori, che li trattano per nostro conto:

Fornitori

Supabase: Database, accesso agli account e archivio dei file. I dati sono in Unione europea, in Irlanda.
Vercel: Ospita l'app e il sito. Le funzioni dell'app girano in Unione europea, a Dublino.
Resend: Invio delle email, di servizio e commerciali.
Google Cloud: Lettura automatica dei documenti, solo se l'organizzazione la accende. Regione Unione europea.

Alcuni di questi fornitori hanno sede negli Stati Uniti. Se i dati escono dallo Spazio economico europeo, il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR: la decisione di adeguatezza per le aziende aderenti al Data Privacy Framework UE-USA o le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.

Oltre ai fornitori, i dati arrivano:

alle persone della tua organizzazione, secondo il ruolo che hanno in BuildMind;
alle imprese e ai committenti a cui la tua organizzazione sceglie di mandare documenti;
alle autorità, solo quando la legge lo impone.

07Per quanto tempo li conserviamo

Account e dati dell'organizzazione: finché l'account o l'organizzazione restano attivi. Dopo la chiusura li cancelliamo, salvo quello che la legge ci obbliga a tenere.
Registro attività: per tutta la vita dell'organizzazione, perché serve a ricostruire chi ha fatto cosa.
Consensi e revoche: finché ti scriviamo e, dopo la revoca, per il tempo necessario a dimostrare di aver rispettato la tua scelta.
Indirizzi da non contattare (disiscritti, rimbalzati, segnalati come spam): li teniamo proprio per non scriverti più.
Registro delle email inviate: per lo stesso tempo dei consensi, per poter rispondere a contestazioni.
Email che ci mandi: per il tempo che serve a risponderti e a seguire il rapporto.
Dati tecnici del sito: per il breve periodo deciso dal fornitore di hosting.

09Sicurezza

Tutte le connessioni sono cifrate (https).
Le regole di accesso nel database separano ogni organizzazione: vedi solo i dati delle organizzazioni di cui fai parte.
Le chiavi dei servizi restano sul server e non arrivano mai al browser.
Per aprire da un link condiviso i documenti con dati sanitari serve un codice che arriva via email.

10I tuoi diritti

Agli articoli 15–22 il GDPR ti riconosce questi diritti sui dati di cui siamo titolari:

sapere se e quali tuoi dati trattiamo e averne una copia;
correggerli o completarli;
farli cancellare, quando non c'è più motivo di tenerli;
limitarne il trattamento;
riceverli in un formato leggibile da un computer, per portarli altrove;
opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
revocare il consenso in qualsiasi momento, senza effetti su quanto fatto prima.

Scrivi a info@autentiaita.com: ti rispondiamo entro un mese. Se pensi che trattiamo i tuoi dati in modo non corretto, puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

11Modifiche a questa informativa

Se cambiamo il modo in cui trattiamo i dati aggiorniamo questa pagina e la data in alto. Se il cambiamento è importante te lo diciamo anche via email o nell'app.